Elektroniska ansökningar

Om gällande dossier är i pappersformat önskar LV att ni går över till elektroniskt format så snart som möjligt (se information nedan). Om en ansökan inkommer i elektroniskt format förväntas sedan alla efterföljande ansökningar för samma produkt (inklusive alla styrkor och former av produkten) inkomma i samma format (alternativt uppgraderas från NeeS till eCTD).

Elektroniska ansökningar måste uppfylla gällande ICH- och EU-specifikationer (eCTD) samt TIGes harmoniserade EU-riktlinjer (eCTD, NeeS och VNeeS) (se länkar till ICH och TIGes hemsida till höger).

Mappstruktur för Modul 2-5 finns för nedladdning på ICH:s hemsida. Mappstruktur för Modul 1 för NeeS:ar finns tillgänglig via länk till höger – observera att denna innehåller lands- och språkmappar enbart för Sverige och ”common”. Konsultera EU:s Modul 1-specifikation för namnregler (dessa återges även i dokumenten med valideringskriterier för eCTD:er och NeeS:ar på TIGes hemsida).

Det finns även en guide för den praktiska hanteringen av ansökningar i eCTD-format inom MRP och DCP: ”CMDh Best Practice guide on the use of eCTD in the MRP/DCP” (se länk till höger) som bör följas.
Observera att nationella översättningar skall skickas utanför eCTD-strukturen (som ”workingdocuments” tillsammans med själva ansökan då det är relevant).
Rent nationella ansökningar, t.ex. ansökan om MAH-byte, behöver inte skickas som eCTD-sekvens till LV. Dock ska bifogade PDF-dokument (t.ex. ”mock-ups”) alltid skickas i PDF-version 1.4, 1.5, 1.6 eller 1.7.

Att lämna in en ansökan

Det finns tre olika sätt att skicka en elektronisk ansökan till LV;

• Via CESP (Det sätt som LV föredrar att sökanden använder)
• Via e-post/EudraLink (Kan användas vid mindre ansökningar, max 20 MB via e-post, max 80 MB via EudraLink. Använd zip för eCTD, NeeS och VNeeS)
• Via CD/DVD
  

Använd endast en av dessa vägar.

Det behövs varken originalsignatur eller skannade signaturer på ansökningsblanketten eller följebrevet.

PDF-filer ska normalt, där så är möjligt, skapas från elektroniskt skrivna dokument. För att underlätta utredningsarbetet ber vi er säkerställa att PDF-filer som kopieras till MS Word-dokument (våra utredningsrapporter) resulterar i ett format som är fullt redigerbart efter kopieringen.

Produktinformation (SmPC, PL och märkning) ska alltid bifogas som MS Word-kopior (med ”spårade ändringar” där detta är relevant). MS Word kopior av dokument i Modul 2 önskas även för ansökningar inom den nationella proceduren eller när Sverige agerar RMS i DCP/MRP, där mycket text och tabeller kopieras in till utredningsrapporten.
Word filerna är endast arbetskopior och ska placeras utanför strukturen för den elektroniska ansökan, i en separat folder för ”working documents”.

Vi rekommenderar att ni använder den mall för följebrev som publicerats av CDM(h) för ansökningar inom MRP/DCP (se länk till höger på HMAs hemsida). Mallen rekommenderas även för nationella ansökningar till LV.

Vid användandet av CESP

Från och med den 12 november kan den nya gemensamma europeiska plattformen för ansökningar, CESP, användas för MRP, DCP och nationella elektroniska ansökningar. Eftersom denna portal gör ansökningsförfarandet säkert, snabbt och enkelt uppmuntrar LV alla sökande att använda den för sina ansökningar. Ingen CD/DVD ska skickas till LV om CESP används för ansökningar. Som för övriga ansökningar till LV accepteras enbart formaten eCTD, NeeS och VNeeS. CESP ska inte användas för elektroniska kopior till ansökningar som skickas i pappersformat.

CESP nås via en specifik hemsida för HMA CESP (se länk till höger). För att kunna använda CESP måste först en registrering göras på den hemsidan. Portalen innehåller en självbetjäningsfunktion, vilket innebär att varje företag måste utse sin egen administratör som upprättar och ser till att anställda inom företaget har tillgång till CESP. För att registrera företagets administratör ska ett särskilt formulär fyllas i och det nås via registreringslänken på samma hemsida.
På samma hemsida finns även mycket övrig information (t.ex. Frågor & svar och utbildningsvideos). Det är också möjligt att registrera sig för en ”on-line utbildning”. (Se även information längre ner på denna sida).

Vid användande av EudraLink, ange ett giltighetsdatum (”expiry date”) på minst 30 dagar.
Om ansökan skickas in via e-post/EudraLink ska den inte dessutom skickas på CD/DVD. Om det av ändå behövs av någon anledning (t.ex. för senare skapande av eCTD-sekvenser) är det viktigt att en notering följer med CD:n som talar om att samma dokumentation redan har skickats via e-post och att den nu skickas igen fast i ett annat format.

Vid användande av CD/DVD ska bara ett exemplar av varje skiva skickas in till LV. Varje skiva ska vara tydligt märkt i enlighet med gällande EU riktlinjer för elektroniska ansökningar. Om flera ansökningar (regulatoriska aktiviteter) skickas in vid samma tidpunkt för en och samma produkt ska dessa läggas tillsammans på samma CD/DVD. Dock ska varje ansökan ha en egen separat folderstruktur och skivan ska vara tydligt märkt med alla ingående ansökningar.

En papperskopia av följebrevet ska bifogas för snabb identifiering, men inga signaturer behövs.

Mer information om administrationen vid ansökningar finns i ”Praktisk vägledning vid ansökningar” (se länk till vänster).

Övergång från papper till elektroniskt format

LV uppmuntrar företag att skicka in ansökningar elektroniskt, även för produkter som sedan tidigare har pappersdokumentation. Övergången till eCTD, NeeS eller VNeeS ska göras i samband med starten av en s.k. regulatorisk aktivitet eller genom att företaget skickar in en s.k. ”baseline dossier”, se nedan. För att tydliggöra och underlätta övergången ska blanketten ”Confirmation for electronic-only submissions” (se blankett till höger) fyllas i och bifogas följebrevet till den ansökan som initierar övergången. Blanketten behöver inte bifogas elektroniskt på CD/DVD-skivan.
Anledningen till att denna försäkran behövs är att LV helst ser att alla styrkor och former av ett läkemedel med samma produktnamn hanteras i samma format i dokumenthanteringssystemet.

Eftersom LV bara accepterar EU-standardformat, utförs en teknisk validering av ansökan. Om ansökan är tekniskt ogiltig begär LV en korrigerad ansökan för en ny validering. När ansökan är tekniskt giltig bekräftas detta och LV kommer fortsättningsvis betrakta dossiern och dess dokumentation som elektronisk (gäller alla styrkor och former med samma produktnamn).

Baseline

Produktdokumentation som tidigare skickats in i pappersformat (gällande dossier) behöver inte skickas in på nytt i elektroniskt format. LV rekommenderar dock att företag som går över till eCTD-format formaterar om Modul 3 och skickas in den som en gällande grunddossier, (”baseline dossier”). Den ska i så fall skickas in som en egen sekvens (helst som sekvens 0000) med en bekräftelse i följebrevet om att enbart formatet har förändrats, inte innehållet. (Läs mer i TIGes Harmonised eCTD guide, länk till höger).

Övergång i samband med MRP eller Repeat Use

Om sökanden önskar övergå till elektroniskt format i samband med att Sverige ska agera RMS i en MRP eller en Repeat Use-procedur, önskar LV få in den nya elektroniska dossiern som man avser skicka till CMS i god tid innan proceduren ska startas. Detta behövs för att LV ska kunna göra en teknisk validering och ge återkoppling till sökanden. Kontakta gärna LV innan för att diskutera upplägget och konsultera även riktlinjen på CMD(h)s hemsida: ”CMDh Best Practice guide on the use of eCTD in the MRP/DCP” (se länk till höger).

Validering

LV gör en teknisk validering av alla elektroniska ansökningar enligt TIGes EU gällande tekniska valideringskriterier. Vi använder verktyget EURS validator (Extedo) och godkänner ansökan tekniskt om alla Pass/Fail kriterier är uppfyllda. Programvaran kan laddas ner gratis från företagets hemsida (se länk till höger).

För nya ansökningar i eCTD-format i DCP rekommenderar LV starkt att företaget följer ”RMS technical validation pilot procedure” (se länk till HMA:s hemsida till höger). Kom ihåg att inkludera informationen i följebrevet så som det beskrivs i arbetsflödet för pilotprojektet. I dessa fall måste naturligtvis den ansökan som LV ska validera exakt motsvara den som ska skickas till de övriga länderna.

Från och med 1 december 2012 kommer den nya versionen av TIGes EU tekniska validerings kriterier att användas.

Pappersbaserad ansökan

Ansökningar i pappersformat kommer även fortssättningsvis att accepteras av LV, även om det elektroniska formatet (eCTD, NeeS eller VNeeS) starkt rekommenderas. För ansökningar som inkommer i pappersformat ska endast en upplaga skickas in och någon form av elektronisk kopia bör bifogas för att underlätta utredningsarbetet. Den elektroniska kopian kommer då inte att valideras tekniskt av LV utan ses enbart som ett komplement till originaldokumenten i pappersformat. För alla produkter som fortfarande baseras på dokumentation i pappersformat förväntas sökanden att snarast möjligt gå över till elektroniskt format.

Active Substance Master File (ASMF)

LV föredrar även elektroniska ansökningar (eCTD, NeeS eller VNeeS) för ASMF-dokumentation från ASMF-innehavaren. Samma krav på format som för läkemedelsprodukter gäller (se ovan). Om ansökan skickas in på CD/DVD ska en papperskopia av följebrevet medfölja ansökan för att möjliggöra en snabb identifiering, dock krävs ingen signatur.

Ansökan valideras tekniskt och en korrigerad CD/DVD begärs in om inte de tekniska kraven uppfylls. När det elektroniska formatet accepterats av LV kommer ASMF-innehavaren att informeras och därefter förväntas all kommande dokumentation för just den ASMF-dossiern att skickas till LV enbart elektroniskt.
 
Formatet på ASMF-dokumentationen behöver, i enlighet med gällande EU-guider, inte vara densamma som formatet på ansökan gällande den läkemedelsprodukt i vilken man hänvisar till ASMFen, men naturligtvis måste dokumenten i den öppna delen innehållsmässigt överensstämma helt, oavsett val av format.

För att få mer information om hur ASMF-dokumentation ska hanteras i eCTD-format hänvisas till guiden “Practical guidelines on the Use of the eCTD Format for ASMFs for Active Substance Master File Holders and Marketing Authorisation Holders” under ”Documentation” på EMAs/TIGes hemsida (se länk till höger). Guiden kan vara användbar även som grund för en ansökan i NeeS-format.

Övergång från äldre CESP till ny förbättrad CESP

Ni kanske redan har använt er av den tidigare versionen av CESP ”PoC”. Denna äldre CESP-miljö är nu inaktiv och ni måste registrera er på nytt för den nya förbättrade versionen i samband med att den nya självbetjäningsfunktionen tas i bruk.
Ni kan ställa frågor angående registreringen, tekniska detaljer angående anslutningen eller överföring från den gamla CESP:en till den nya förbättrade versionen via cesp@hma.eu.

CESP historik
”Common European Submission Platform” (CESP) är ett initiativ från en grupp EU medlemsländer och representanter från industrin, och förvaltas av Heads of Medicines Agencies (HMA). Syftet med CESP är att undersöka om det är möjligt att upprätta en elektronisk plattform till vilken ansökningar och ändringar i den nationella proceduren, MRP och DCP för både human och veterinära medicinska produkter kan skickas.

I oktober 2011 sattes ett ”Proof of Concept” (PoC) upp för att testa detta. Eftersom detta PoC föll så väl ut, godkände HMA i november 2011 att man skulle fortsätta. Två undergrupper inrättades för att skapa en struktur för styrningen och finansiering av CESP samt fortsätta utvecklingen av den tekniska plattformen. Den tekniska gruppen ansvarade för den fortsatta utvecklingen och inrättandet av en ”utvidgad PoC”. Denna ”utvidgade PoC”, som riktiga ansökningar och ändringar skickades till föll också ut väl. I oktober kommer nu denna ”utvidgade PoC” att omvandlas till en ”pilotstudie”. De närmsta månaderna kommer pilotprojektet fortsatt utveckla CESP:en.