Läkemedelsverket (LV) vill uppmana alla sökanden att skicka in dokumentation gällande ansökningar inom alla godkännandeprocedurer i enbart elektroniskt format.
Elektroniska ansökningar inom MRP, DCP och NP ska vara i eCTD- eller NeeS-format för läkemedel för humant bruk och i VNeeS- format för veterinära läkemedel för att accepteras av LV. Om en ansökan inkommer i enbart elektroniskt format förväntas också efterföljande dokumentation för den produkten att inkomma i samma format (eller uppgraderas från NeeS till eCTD).
Gällande riktlinjer för elektroniska ansökningar (se Validering nedan) måste följas. Observera att även de fristående PDFer som skickas till LV utanför eCTD eller NeeS strukturen (t.ex. ”mock-ups”) måste vara i PDF version 1.4 eller över (helst 1.4 eller 1.7).
En papperskopia av det följebrev som är inkluderat i den elektroniska ansökan ska alltid inkomma tillsammans med CDn/DVDn för att förenkla identifieringen. Originalsignatur behövs inte på papperskopian. Ansökningsblanketten kan skickas enbart i elektroniskt format.
Generellt behöver inte signaturer vara inkluderade (inskannade) på dokument i elektroniska ansökningar.
Om ansökan gäller ett utvidgat godkännande (”extension”) önskar vi att företaget skickar med blanketten “Confirmation for electronic-only submissions” (se Övergång till elektroniskt format nedan) för att bekräfta att även ny dokumentation för tidigare godkända/ansökta styrkor och former av produkten framöver kommer att skickas i enbart elektroniskt format.
LV godtar att mindre ansökningar (t.ex. typ I-ändringar) skickas in via e-post (använd zip för eCTD, NeeS och VNeeS). Tänk på att sätta ”expire date” på längsta möjliga tid (90 dagar) när dokument skickas via Eudralink, för att säkerställa att det kan öppnas inom hela den tidsram som gäller för processen. Detta är extra viktigt under sommaren, då problem annars kan uppstå p.g.a. semestrar. Om ansökan skickas via e-post den inte skicka till LV även på CD. Om så ändå anses nödvändigt (t.ex. för senare skapande av eCTD-sekvenser) är det viktigt att skicka med en notering med CDn om att samma dokument tidigare skickats via e-post.
LV föredrar eCTD-formatet, men har för närvarande inte några planer på att göra eCTD obligatoriskt om man inte gemensamt inom EU tar ett sådant beslut för MRP/DCP.
Övergång till elektroniskt format
Första gången företaget skickar in en ansökan i enbart elektroniskt format för en sedan tidigare godkänd produkt (ett visst ”trade name”) inom MRP, DCP eller den nationella proceduren måste den inkomma i samband med starten av en s.k. regulatorisk aktivitet, exempelvis en förnyelseansökan eller en ansökan om ändring. En ifylld “Confirmation for electronic-only submissions” (se blankett till höger) ska då skickas tillsammans med ansökan. Blanketten ska läggas som pappersbilaga till följebrevet, och behöver inte ingå i den elektroniska ansökan.
Med denna blankett intygas att det elektroniska formatet ska användas för alla pågående ärenden och för kommande ansökningshandlingar för de styrkor och beredningsformer som anges. LV rekommenderar starkt att alla styrkor och beredningsformer med samma namn hanteras på samma vis, såäven om den aktuella regulatoriska aktiviteten inte omfattar alla styrkor och/eller beredningsformer föredrar LV ändå att också dessa omfattas av övergången till elektroniskt format. Det göra att LV kan ”ställa om” sitt system för lagring för hela produkten.
För att godta en övergång till elektronisk hantering utför LV en teknisk validering av ansökan och kommunicerar via e-post resultatet till sökanden.
Om ansökan är tekniskt ogiltig begär LV in en reviderad ansökan för om-validering. Endast tekniska fel ska då åtgärdas och inget innehåll ska ändras.
När ansökan är tekniskt giltig bekräftas detta och sökanden förväntas sedan att framöver skicka i enbart elektroniskt format för den angivna produkten.När övergången väl är accepterad behöver blanketten “Confirmation for electronic-only submissions” inte skickas in på nytt med kommande ansökningar som gäller någon av de listade styrkorna/formerna.
Baseline
Vid övergång till elektroniskt format behöver den dokumentation som tidigare skickats in i pappersformat för produkten (gällande dossier) inte skickas in igen i elektroniskt format, men om företaget så önskar ser LV det som fördelaktigt vid övergång till eCTD-format att Modul 3 omformateras och skickas in som en gällande ”grunddossier”, (s.k. baseline dossier). Denna ska i så fall skickas in som en egen sekvens (helst som sekvens 0000) och i följebrevet bekräftas att enbart formatet har förändrats, inte innehållet. (Läs mer i TIGes Harmonised eCTD guide, länk till höger)
Övergång i samband med MRP eller Repeat Use
Om sökanden önskar övergå till elektroniskt format i samband med att Sverige ska agera RMS i en MRP eller en Repeat Use-procedur, önskar LV få in den nya elektroniska dossiern som man avser skicka till CMS i god tid före start av proceduren. Detta för att LV ska kunna göra en teknisk validering och ge återkoppling till sökanden. Kontakta gärna LV innan för att diskutera upplägget och konsultera även riktlinjen på CMD(h)s hemsida (se länk till höger)
Validering
För att elektroniska ansökningar ska accepteras måste gällande ICH- och EU-specifikationer följas (eCTD) samt även harmoniserade EU-riktlinjer (eCTD, NeeS eller VNeeS) (se länkar till höger). Ansökan måste alltid godkännas vid den tekniska valideringen på LV. Sedan den 1 september 2011 gäller de nya valideringskrav som TIGes publicerat på EMAs hemsida.
LV validerar ansökningar med verktyget EURS validator (Extedo) och godkänner tekniskt ansökan om alla Pass/Fail kriterier är uppfyllda. Programvara kan gratis laddas ner från företagets hemsida (se länk till höger).
Om LV agerar RMS för en ny ansökan inom DCP eller MRP ser vi gärna att företaget skickar in sin ansökan för teknisk validering innan den skickas till övriga berörda länder och då anger på ett separat följebrev att man önskar snabb respons på LV:s validering för att snarast möjligt kunna skicka till övriga länder. I dessa fall måste naturligtvis den ansökan som LV ska validera exakt motsvara den som ska skickas till de övriga länderna.
eCTD (electronic Common Technical Document)
På ICHs hemsida finns ICH-specifikationer för modul 2-5 och på Notice to Applicants hemsida finns EU Modul 1 specifikationerna som ska följas. Även de EU-riktlinjer för eCTD som finns på EMAs hemsida för eSubmissions ska följas (se länkar till höger).
LV kontrollerar i den tekniska valideringen att eCTDer uppfyller alla Pass/Fail-kriterier listade i gällande version av “eCTD Validation Criteria” (se länk till höger).
För praktisk hantering av ansökningar i eCTD-format inom MRP och DCP finns även en riktlinje på CMD(h)s hemsida, ”CMDh Best Practice guide on the use of eCTD in the MRP/DCP” (se länk till höger).
Observera att nationella översättningar inte ska inkluderas i en eCTD inom MRP och DCP.
NeeS (Non-eCTD electronic Submissions)
En NeeS-ansökan ska följa EU-riktlinjen ”TIGes Harmonised Guidance for Non-eCTD electronic Submissions (NeeS) for human medical products in the EU”, som finns i på EMAs hemsida (se länk till höger).
LV kontrollerar i den tekniska valideringen att NeeS-ansökan uppfyller alla Pass/Fail-kriterier listade i gällande version av “ NeeS Validation Criteria” (se länk till höger). Struktur samt namngivning av mappar och filer i en NeeS ska följa de regler för namngivning som specificerats i fliken ”File-Folder Structure & Names” i ”NeeS Validation Criteria”.
VNeeS (Veterinary Non-eCTD electronic Submissions)
För veterinära elektroniska ansökningar finns riktlinjer på EMAs hemsida för eSubmissions (TIGes vet): “Guideline on eSubmissions for Veterinary Products” (se länk till höger). LV kontrollerar i den tekniska valideringen att ansökningar i VNeeS-format följer de valideringskriterier som specificerats i den guiden och använder då ”VNeeS Checker” som det finns en länk till från den webbsidan.
Active Substance Master File (ASMF)
LV accepterar även elektroniska ansökningar för ASMF-dokumentation från ASMF-innehavaren. Samma krav på format som för läkemedelsprodukter gäller (se ovan). En papperskopia av följebrevet ska medfölja ansökan. Ansökningarna valideras tekniskt och en korrigerad CD/DVD begärs om inte de tekniska kraven uppfylls. När det elektroniska formatet accepterats av LV kommer ASMF-innehavaren att informeras och därefter förväntas all kommande dokumentation för just den ASMF-dossiern att skickas till LV enbart elektroniskt.
Formatet på ASMF-dokumentationen behöver, i enlighet med gällande EU-guider, inte vara densamma som formatet på ansökan gällande den läkemedelsprodukt i vilken man hänvisar till ASMFen, men naturligtvis måste dokumenten i den öppna delen överensstämma helt i innehåll, oavsett val av format.
För ansökningar till läkemedelsprodukter där den öppna delen av ASMF-dokumentationen inkluderas i en eCTD, NeeS eller VNeeS ska även här gällande EU-guider följas. Den ASMF-dokumentation som inkluderas i ansökan för läkemedelsprodukten ska då vara i samma format som övriga delar av ansökan och är alltså oavhängigt det format som ASMF-innehavaren har valt.
För att få mer information om hur ASMF-dokumentation ska hanteras i eCTD-format hänvisas till guiden “Practical guidelines on the use of the eCTD format for ASMFs for Active Substance Master File Holders and Marketing Authorisation Holders” under ”Documentation” på EMAs hemsida (se länk till höger). Guiden kan vara användbar även som grund för en ansökan i NeeS-format.
Pappersbaserad ansökan
Ansökningar i pappersformat kommer även fortsatt att accepteras av LV, även om det elektroniska formatet (eCTD, NeeS eller VNeeS) starkt rekommenderas. För ansökningar som inkommer i pappersformat rekommenderas ändå att en elektronisk kopia bifogas för att underlätta utredningsarbetet. Den elektroniska kopian kommer då inte att valideras tekniskt av LV utan ses enbart som ett komplement till originaldokumenten i pappersformat. Sökanden förväntas att snarast möjligt gå över till elektroniskt format.
Övrig information
Bifoga alltid Word-kopior av produktinformationen (SmPC, PL och märkningstext, med ”spårade ändringar” om det är relevant) samt även för Modul 2 (önskvärt för ansökningar inom nationell procedur eller då Sverige är RMS i DCP/MRP).
Word-filer är arbetskopior och ska hanteras utanför den elektroniska ansökningsstrukturen, men läggas på samma CD/DVD i en egen mapp benämnd ”workingdocuments”.
Enbart en uppsättning CD/DVD ska skickas in per ansökan; dubbletter är alltså inte önskvärda. Varje inskickad CD/DVD ska klart och tydligt märkas i enlighet med gällande EU guider för elektroniska ansökningar (se ovan). Skickas flera ansökningar in samtidigt för en viss produkt bör de läggas på samma CD/DVD, men varje eCTD/NeeS/VNeeS ska ha en unik mappstruktur och skivan ska vara tydligt märkt med alla ingående ansökningar.
Använd gärna den mall till följebrev som rekommenderas av CMDh för ansökningar inom MPR/DCP (se länk till höger till HMAs hemsida). Mallen kan med fördel även användas för nationella ansökningar.
PDF-filer ska ha skapats från elektroniskt skrivna dokument för att genom det underlätta sökning samt kopiering från dokumentet och endast i undantagsfall skannas. För att underlätta utredningsarbetet, kontrollera gärna att kopiering från skapade PDFer till ett Word-dokument ger ett redigerbart format utan hårda radavslut.
Mer information gällande praktisk hantering av ansökningar till LV finns i “ Praktisk vägledning för ansökningar” (se länk till höger).
Testvalidering
Om företaget så önskar, kan LV göra en teknisk validering i förväg för elektroniska ansökningar som är planerade att skickas in och ge en återkoppling till företaget. Det ska då specificeras tydligt i följebrevet att det är en ”test-ansökan” för teknisk validering och en e-postadress ska anges dit svaret kan skickas. Svar ges normalt inom två veckor.